Arkivplan

Formålet med arkivplanen er at den skal oppfylle regelverkets minstekrav. I tillegg skal den fungere som et redskap for å kunne oppfylle informasjonsplikten etter Arkivlovens § 8. Den skal også gi informasjon om arkivmaterialet og arkivfunksjonene på en slik måte at den ivaretar kommunens og innbyggernes behov for sikring og gjenfinning av arkivmaterialet.

Arkivplan for Ås kommune

Arkivplanen skal:

  • Sikre en forvaltning av kommunens dokumenter og informasjonskilder som er i samsvar med lovmessige krav.
  • Bidra til at kommunen fremstår med en publikumsvennlig saksbehandling med krav til saksbehandlingstid, kvalitet, forsvarlig behandling og serviceorientering.
  • Gi oversikt og informasjon om arkivmaterialet og arkivfunksjonene.
  • Gi et godt bilde av hvilke sakstyper man forventer å finne i virksomheten, og vise virksomhetens historie.
  • Sikre en effektiv lagring og gjenfinning av kommunens dokumenter, planer og informasjon.
  • Bidra til at arkivfunksjonen utnytter og tar i bruk moderne teknologi på en optimal måte.
  • Kvalitetsikre den interne arkivforvaltningen.
  • Bidra til å skape enhetlige arkivrutiner i hele kommunen.
  • Være et oppslagsverk for alle ansatte og gi en samlet oversikt over rutiner, arkivserier, elektroniske systemer, gjenstander, organisasjonsforhold, arkivnøkler og andre gjenfinningsmidler og all annen arkivrelatert kunnskap i virksomheten i nåtid og fortid.