Hopp til innholdet

Innsyn og offentlig journal

Ås kommunes offentlige journal gir en oversikt over saksdokumenter som har kommet inn til kommunen og saksdokumenter kommunen selv har opprettet og sendt ut.

Offentlighetsloven sier at alle organ som er omfattet av loven skal føre en offentlig journal etter reglene i arkivforskriften.

Offentlig journal for 2023 Lenke til et annet nettsted, åpnes i nytt vindu.

Ås kommune er vertskommune for Follo landbrukskontor IKS. Ås kommunes offentlige journal publisert fra og med 01.01.23 vil inneholde saksdokumentene til Follo landbrukskontor IKS.

Offentlig journal kvalitetssikres før den publiseres og har normalt en forsinkelse på tre virkedager. Ås kommunes offentlige journal er tilgjengelig på kommunens nettsider ett år tilbake i tid.

I den offentlige journalen vil du se at enkelte dokumenter er unntatt fra offentlighet og merket med paragrafhenvisning til offentlighetsloven.

Unntaksbestemmelsene i lovverket er gitt for å:

  • Ivareta private interesser, slik som taushetsplikt, personvern og økonomiske interesser
  • Ivareta offentlige interesser, slik som vern om beslutningsprosesser, rikets sikkerhet, hindre gjennomføringen av straffbare handlinger og forvaltningens konkurranseevne

Les mer om lover og regler nedenfor.

Det er foreløpig ikke mulig å laste ned dokumenter direkte fra kommunens offentlige journal. Ønskes det innsyn i dokumenter må det sendes innsynskrav. Krav om innsyn kan sendes direkte via siden for offentlig journal eller med e-post til post@as.kommune.no

Arkivdeler som primært inneholder dokumenter av personsensitiv art, er utelatt fra publisering på den offentlige journalen. Dette gjelder elevarkiv, barnehagearkiv, klientarkiver og personalarkiv.

Vi gjør oppmerksom på at parter, og/eller deres representanter i utgangspunktet har krav på innsyn i disse opplysningene, og kan rette innsynsforespørsler til kommunen ved å sende e-post til post@as.kommune.no. Inneholder forespørselen opplysninger som er unntatt offentlighet bør eDialog benyttes.

  • I den offentlige journalen har du mulighet til å søke på sakstittel og på dokumenttittel. Du kan snevre inn søket ytterligere ved å søke på dokumenter som tilhører en bestemt enhet eller velge en tidsperiode i journalen eller en eksakt jøurnalføringsdato.
  • Leter du etter et dokument eller sak, skriv inn ett eller flere relevante søkeord i søkefeltet øverst på siden. Søk på generelle ord vil gi mange treff. Bruker du unike søkeord som stedsnavn eller lignende, får du bedre avgrensning på søkeresultatet ditt.
  • Skriver du inn flere ord i søkefeltet må tittel på saken/ dokumentet inneholde alle ordene for å gi treff.
  • Det er likegyldig om søkeordet skrives med små eller store bokstaver.
  • Det er ikke mulig å søke direkte i dokumentinnholdet, det er kun mulig å søke i informasjonen som er registrert om dokumentene.

Ønskes innsyn i saksdokumenter som er eldre enn ett år eller ønskes innsyn i dokumenter som ikke står på offentlig journal, anbefales det at innsynskrav sendes oss pr e-post til post@as.kommune.no.

Innsynskrav bør gjelde en bestemt sak, eller i rimelig utstrekning saker av en bestemt art. Innsynskravet bør være så presist og beskrivende som mulig slik at vi effektivt kan søke opp dokumentasjonen det bes om innsyn i.

Skal du søke om innsyn i dokumentasjon som krever at du gir oss sensitive opplysninger anbefaler vi at du benytter eDialog for sikker kommunikasjon.

Saker til politisk behandling

Leter du etter dokumenter knyttet til en politisk sak, finner du disse i politisk møtekalender.

Til politisk møtekalender Lenke til et annet nettsted.

Du kan også se opptak av kommunestyremøter på Kommune-Tv.

Til Kommune-Tv Lenke til et annet nettsted.

Kommunens depotarkiv

Depotarkivet inneholder i all hovedsak arkiver fra Ås kommunes virksomhet. Tidsrommet spenner seg fra 1811 til rundt år 2006.

Depotarkivet inneholder: 

  • kommunearkiver eldre enn 20-30 år
  • arkiver fra avsluttede enheter i kommunen
  • pasient og klientarkiver

Arkivliste – Ås kommunes arkivdepot docx, 25 kB, åpnes i nytt vindu.

Innsyn i depotarkivet

Den som ber om innsyn i kommunale depotarkivalier må henvende seg til kommunen, primært ved e-post til post@as.kommune.no med emne og overskrift: Innsynsbegjæring i depotarkivet, sekundært ved telefon til 64 96 27 55 / 64 96 27 26.

Skal du søke om innsyn i noe som krever at du gir oss sensitive opplysninger for at vi skal forstå hva du ønsker innsyn i, ber vi deg bruke eDialog for å kontakte oss på en sikker måte.

Depotansvarlig vil bekrefte at henvendelsen er mottatt innen tre dager. Et skriftlig svar på innsynsbegjæringen vil bli gitt innen tre uker. Om mulig vil det bli gitt et tilbud om et besøk på depotarkivets leseplass innenfor depotarkivets åpningstider: tirsdager klokken 12.00-14.00.

  • Ås kommunes depotarkivs besøksadresse er Dr. Sødringsvei 8 - 1430 Ås.
  • Før innsynet finner sted må den som søker om innsyn skrive under på en taushetserklæring i henhold til Forvaltningslovens §§13-13 f.

Det er anledning til å ta kopier etter satser fastsatt av departementet. Depotansvarlig må godkjenne kopiene og eventuelt sladde ut taushetsbelagte opplysninger i henhold til gjeldende lov og forskrift.

Reglement

  • Det er ikke tillatt med mat eller drikke i nærheten av arkivmateriale.
  • Det er ikke tillatt å fjerne noe fra arkivene.
  • Dokumentene skal leveres tilbake i den rekkefølgen de lå ved utlevering.
  • Arkivmateriale er ikke til hjemlån.

Alle kan be om innsyn. Dette innebærer at hvem som helst, enten de er personer, selskaper eller organisasjoner, kan kreve innsyn. Det er ikke noe krav om at den som ber om innsyn identifiserer seg. Innsynskrav kan derfor fremsettes anonymt.

Alt du trenger er en e-postadresse som dokumentene skal sendes til. Du kan be om innsyn via kommunens offentlige journal eller ved å sende en henvendelse til post@as.kommune.no

Du kan fremme innsynskrav både skriftlig og muntlig, det er ingen bestemte formkrav. Retten til innsyn gjelder uavhengig av om dokumentet er arkivert eller journalført, men dokumentet må være ferdigstilt og/eller ekspedert.

Innsynskrav behandles av den saksbehandleren/ enheten i kommunen som er ansvarlig for dokumentasjonen det bes om innsyn i.

Krav om innsyn vil bli behandlet fortløpende og uten ugrunnet opphold, normalt i løpet av 3 arbeidsdager. Dersom du ikke har fått svar innen fem virkedager, kan du regne dette som et avslag du kan klage på.

Avslag på innsyn vil bli meddelt per e-post, med opplysninger om hvilken hjemmel som ligger til grunnlag for avslaget samt informasjon om klageadgang og klagefrist.

Statsforvalteren i Oslo og Viken er klageinstans, men klagen skal sendes til kommunen.

Klagen skal avgjøres så snart som mulig. I tilknytning til klagebehandlingen kan Statsforvalteren bestemme at dokumentet skal gjøres kjent helt eller delvis etter regelen om merinnsyn.

Sist oppdatert

Fant du det du var på jakt etter?